Podstawowym zadaniem prac przygotowawczych do analiz jest dobór i weryfikacja materiałów. Decyduje to w dużej mierze o jakości przeprowadzonej analizy. Materiały niekompletne lub niestarannie zweryfikowane stać się mogą przyczyną błędnych ustaleń i sta niemożliwość wyciągnięcia poprawnych wniosków oraz podjęcie skutecznego działania[1] .

O wynikach analizy finansowej decydują więc w dużym stopniu materiały źródłowe, które służą do badania zjawisk gospodarczych. Materiał te można podzielić na dwie grupy:

1. Materiały wewnętrzne, zawierające dane o przedsiębiorstwie,
2. Materiały zewnętrzne, informujące otoczenie przedsiębiorstwa.

Dane o przedsiębiorstwie mogą mieć charakter:

–         ewidencyjny,

–         pozaewidencyjny.

Materiały ewidencyjne mają znaczenie podstawowe i wynikają z prowadzonej w danym przedsiębiorstwie ewidencji[2]. Właściwie zbudowane ewidencja, prowadzona systematycznie w odpowiednich urządzeniach ewidencyjnych, oparta na ściśle ustalonych zasadach, zapewnić  może uzyskiwanie danych liczbowych przedstawiających przebieg procesów gospodarczych w przedsiębiorstwie. Wśród materiałów ewidencyjnych wyodrębnić można:

–         dokumentację pierwotną lub wtórną, stanowiącą podstawę zapisów w urządzeniach ewidencyjnych,

–         zapisy dokonane w analitycznych i syntetycznych urządzeniach ewidencyjnych,

–         sprawozdawczość opartą na tych zapisach, będącą uogólnieniem ich treści.

Materiały pozaewidencyjne mają wprawdzie charakter uzupełniający, pomocniczy, to jednak niekiedy ich brak lub niekompletność utrudnić może lub nawet uniemożliwić przeprowadzenie analizy w wybranym zakresie. Do materiałów źródłowych pozaewidencyjnych zaliczyć można przede wszystkim:

–         opracowane dane postulowane, a zwłaszcza plan finansowy i inne plany gospodarcze krótko- i długoterminowe, kalkulacje wstępne i kosztorysy, normy kosztów itp.,

–         wyniki poprzednio przeprowadzonych analiz, w tym szczególnie analizy roku ubiegłego,

–         materiały z przeprowadzonych kontroli i rewizji, zarówno przez organy wewnętrzne jak i zewnętrzne,

–         uzyskane materiały i informacje dotyczące przedsiębiorstw krajowych i zagranicznych.

Typowym ewidencyjnym materiałem źródłowym wykorzystywanym w analizie jest sprawozdawczość przedsiębiorstwa. Sprawozdawczość przedsiębiorstwa jako całość może być klasyfikowana wg różnych kryteriów[3].

Przykładowo wyróżnić można następujące kryteria[4]:

–         zakres przedmiotowy,

–         charakter generowanej informacji,

–         częstotliwość,

–         stopień zagregowania danych,

–         charakter odbiorcy.

Zakres przedmiotowy sprawozdawczości wynika a charakteru prowadzonej przez przedsiębiorstwo działalności, jego struktury organizacyjnej i powiązań kapitałowych.

Charakter generowanej informacji wiąże się z rodzajem ewidencji i sprawozdawczości. Mogą to być informacje o stanie zasobów majątkowo – kapitałowych lub informacje o cechach ilościowo – jakościowych.

Częstotliwość sporządzania sprawozdawczości wynika z potrzeb zarządzania gospodarką, a bezpośrednio z wymagań zewnętrznych i wewnętrznych odbiorców sprawozdań. Są to zazwyczaj sprawozdania miesięczne, kwartalne i roczne.

Stopień agregacji danych wynika także z potrzeb zarządzania i organizacji rachunkowości. Opracowuje się i wykorzystuje sprawozdania o cechach syntetycznych obejmujące dane ugrupowane w pożądanych przekrojach lub odpowiednio uszczegółowione będące dedukcyjnym rozwiązaniem ujęć syntetycznych.

Charakter odbioru prowadzić może do ujmowania informacji w sformalizowanych zestawieniach i tablicach, bądź do opracowania sprawozdań wg ujęć użytecznych bezpośrednio dla kierownictwa przedsiębiorstwa lub odpowiednich jego komórek organizacyjnych.

Podstawowe znaczenie ma podział sprawozdawczości – na sprawozdawczość rzeczową i finansową. Sprawozdawczość  finansowa służy przede wszystkim potrzebom analizy finansowej, natomiast sprawozdawczość rzeczowa stanowi materiały źródłowe do analizy techniczno – ekonomicznej.

Sprawozdanie finansowe, będące podstawą źródłową analizy finansowej przedsiębiorstwa mogą być sporządzane z różną częstotliwością oraz obejmować zróżnicowany zakres danych. Sprawozdawczość finansowa stanowi system wzajemnie powiązanych wskaźników, charakteryzujących stan środków gospodarczych, kapitałów oraz osiągnięte wyniki działalności gospodarczej w pewnym okresie czasu[5]. Źródłem sprawozdawczości finansowej jest: bilans, rachunek zysków i strat, sprawozdanie z przepływów środków pieniężnych. Te najważniejsze sprawozdania przedsiębiorstwa sporządzane są w formie standardowej, uregulowanej przepisami prawnymi. Sprawozdania finansowe powinny zawierać:

1. Zasadę memoriałową wymagającą, aby efekty operacji gospodarczych uznawane były w momencie ich wystąpienia i wykazywane w sprawozdaniu z okresu którego dotyczą,
2. Zasadą kontynuacji działania zakładająca ciągłość działalności przedsiębiorstwa, co wymaga zachowania tych samych zasad ewidencji działalności lub – w przypadku ich zmian  konieczność odpowiedniego ujawniania tego faktu.

Sprawozdania finansowe powinny mieć takie zasadnicze cechy jakościowe jak[6]:

–         zrozumiałość dla użytkowników,

–         istotność tj. zawierać informacje użyteczne na potrzeby podejmowania decyzji zarządczych,

–         wiarygodność tj. przedstawiać dane wolne od materialnych błędów i stronniczości,

–         porównywalność tj. umożliwiać użytkownikom porównywania danych w czasie, które pozwolą na poznanie trendów rozwojowych.

Obok danych wewnętrznych do prawidłowego przeprowadzania analizy niezbędne są dane o otoczeniu przedsiębiorstwa (zewnętrzne) dotyczące ważniejszych konkurentów, branż, gałęzi i regionów. Uniemożliwiają one dokonywania porównań pozycji finansowej danego przedsiębiorstwa w stosunku do otoczenia. Takie dane są publikowane bądź to przez same podmioty gospodarcze, w sytuacji kiedy mają one taki obowiązek prawny bądź przez wyspecjalizowane firmy [7].

---